Business English, o necesitate pentru întâlnirile de afaceri reale sau virtuale

În ultimii doi ani, lumea afacerilor s-a schimbat semnificativ: pandemia a făcut ca mediul business să opteze în favoarea ședințelor și întâlnirilor de lucru online. Software-ul precum Skype, Google Workspace, Microsoft teams sau Zoom ne-au convins că întâlnirile online sunt mai bune decât e-mailul. Cu toate acestea nimeni nu poate nega valoarea întâlnirilor față în față, atunci când e vorba despre afaceri. Indiferent de varianta aleasă, un lucru este sigur: ai nevoie de cunoștințe solide de Business English pentru a face față provocărilor!

Când să călătorim și când să ne întâlnim virtual?

Teoretic, în ziua de astăzi ne putem deplasa rapid, oriunde în lume, oricând. Însă călătoriile și întâlnirile de afaceri sunt consumatoare de timp, iar în această lume mereu „în goană”, trebuie să lucrăm inteligent și rapid. De aceea, este bine să ne folosim de tehnologie. În timp ce călătoriile și întâlnirile față în față sunt benefice pentru afaceri, acestea pot afecta productivitatea companiei. Cu cât utilizăm mai mult soluțiile de colaborare virtuală, cu atât putem lua decizii mai inteligente în ceea ce privește călătoriile de afaceri. Astfel, vom înțelege mai bine limitările oferite de mediul online și vom ști când avem nevoie de întâlniri reale.

Dacă ne întâlnim clienții sau partenerii noștri pentru prima dată, este important să începem cu o întâlnire fizică pentru a stabili încrederea. Ulterior, însă, întâlnirile virtuale sunt o bună metodă de lucru. În plus, atunci când facem deplasări reale nu ne putem planifica, de regulă, decât o întâlnire cu un singur client. În mediul online, în schimb, putem programa mai multe întâlniri, una după cealaltă. Sau putem dezbate cele mai importante chestiuni față în față, iar celelalte întâlniri le putem aborda virtual.

Indiferent de varianta aleasă, ca să excelăm în cadrul întâlnirilor internaționale ne trebuie o bună pregătire în materie de engleză corporate. Iar pentru aceasta, avem nevoie de un curs eficient de engleză de afaceri, pe care îl putem găsi în comunitatea Flying Colours.

Reuniunile virtuale sunt mai productive

În primul rând, putem stabili mult mai multe întâlniri online pe parcursul unei zile, comparativ cu întâlnirile față în față. Productivitatea va crește pentru că nu există întreruperi cauzate de deplasări. Pe lângă flexibilitatea pe care o oferă lucrul de la distanță, o întâlnire reală între mai multe persoane poate consuma foarte mult timp. Chiar dacă ședințele față în față pot oferi mai multe oportunități și sunt mai puțin formale, din păcate sunt mai consumatoare de timp. De asemenea, transmisia video accelerează comunicarea de afaceri și oferă o experiență îndeajuns de personală. Ne putem asigura extrem de ușor că participanții sunt prezenți, sunt conectați și sunt atenți la ceea ce se întâmplă în cameră.

Întâlnirile virtuale oferă și un echilibru mai bun între viața profesională și cea privată, deoarece ne fac să fim mai atenți de durata ședințelor. În plus, ne  eliberează timp pentru a fi mai prezenți și mai disponibili pentru colegi sau familie. Putem lucra mai ușor de la distanță și avem flexibilitatea de a structura întâlnirile virtuale în funcție de alte evenimente de viață din ziua curentă.

Nu în ultimul rând, întâlnirile online sunt mai ușor de gestionat din punctul de vedere al comunicării folosind business english. Majoritatea întâlnirilor urmează același format, așa că vom putea pune în practică mai ușor ceea ce am învățat la cursul de engleză de afaceri. 

Tips&tricks: expresii utile pentru întâlniri de afaceri online

O întâlnire de afaceri online poate reprezenta o situație nouă, provocatoare, mai ales dacă apelul este desfășurat în limba engleză. Cei care nu dețin abilitățile de limbă engleză de afaceri, cu alte cuvinte de Business English, pentru a participa cu încredere la o întâlnire online se vor simți timorați. Diferențele de limbaj ar putea duce la neînțelegeri, întârzieri în luarea deciziilor sau chiar să ne afecteze credibilitatea. De aceea, un curs de business english nu strică niciodată, ba chiar este imperios necesar dacă ne dorim o carieră de succes.

Flying Colours oferă posibilitatea unui curs de engleză de afaceri modern, care include noțiuni despre limbajul și vocabularul corect pentru participarea la întâlniri online. Iată și câteva expresii și cuvinte care ne ajută să facem față unor situații neașteptate, în limba engleză, în timpul unei întâlniri online.

1. Probleme tehnice online

Ședințele sunt uneori deținute prin intermediul platformelor de comunicare online. Înainte de începerea întâlnirii, se verifică dacă toată lumea poate auzi și poate fi auzită și dacă echipamentul utilizat funcționează corect:

• Sorry, but I can’t hear/ see you! Can you hear/ see me now? Is that okay/ better now?
• I’m just going to log off and log in again.
• Could you give me a moment while I try to fix this?
• I’m going to switch off my video and see if that helps.
• I’m sorry, but I’m having difficulties/ I’m having trouble hearing you. Perhaps you could try…….

2. Expresii uzuale la deschiderea întâlnirii

Odată ce toată lumea este pregătită, va începe întâlnirea, se fac prezentările participanților și se stabilesc regulile de bază:

• Good morning/ afternoon everyone. Thank you for coming. Shall we begin?
• If we are all here, let’s get started/ let’s start the meeting, shall we?
• Ok, is everybody here? Who are we waiting for? I think we’d best make a start without them/ him or her. 
• I would like to introduce…
• It’s a pleasure to welcome…  
• The meeting is due to finish at …
• We may need to vote on … 
• We’ve got a lot to get through this morning/ afternoon, so could we stick to the agenda please.

3. Prezentarea subiectului

Cunoașterea subiectului și a ordinii de zi ajută la începerea rapidă a întâlnirii și asigură că toate punctele importante sunt acoperite:  

• I’ve called this meeting in order to …
• Has everyone received a copy of the agenda?
• There are X items on the agenda, first of all…. secondly…. Finally,…
• So, the first item on the agenda is……
• The aim/purpose of today’s meeting is to reach a decision on…. 

4. Opinii și păreri

Trebuie să ne asigurăm că toată lumea poate urmări ceea ce se întâmplă și are șansa de a participa, susținându-și punctul de vedere:

• What’s your opinion on……?
• How do you feel about ……?
• I would like to get your feedback on……
• What are your views on……?
• I strongly believe that / I’m convinced that / I have no doubt whatsoever that… 
• In my opinion……
• I’m in favour of….
• I believe our best course of action is….  

5. Acord, dezacord, interes și înțelegere

Poate fi necesar să spunem dacă suntem de acord sau nu cu ceva, dacă suntem interesați sau să verificăm dacă am înțeles bine un anumit lucru:  

• I’m sorry, but I completely disagree / I don’t agree with that / Unfortunately, I see it differently.
• I’m afraid I can’t agree with you on that. 
• I agree with you up to a point, but…. (agree with some but not all) 
• You’re absolutely right / Good point!
• I agree with you wholeheartedly / That’s exactly how I see it. 
• I see / Really / That is interesting / I get your point / I see what you mean. 
• I am afraid I didn’t quite catch that / I am not quite with you.
• Sorry, could you repeat that please?
• I am not sure I follow your point about …
• Can I raise a point here? / Could I add something here?
• If nobody has anything else to add, let’s move on to the next item.
• Can we leave that until later and go on to …?

6. Închiderea ședinței

Înainte de finalul întâlnirii, se rezumă punctele principale, iar apoi se folosesc o serie de fraze uzuale de mulțumire:

• Before we close, let me just summarize the main points / To sum up …
• I will go over the main points, shall I?
• In conclusion/ To conclude, we have decided to….
• Our next meeting will be on … / I’ll let you know the date of our next meeting.
• Thank you all for attending / Thank you for your participation / Thank you for your time.
• Thank you for a constructive and productive meeting.