Opt pași pentru a susține o prezentare de business

Pentru cei care nu sunt vorbitori nativi, a face o prezentare business în limba engleză poate fi o experiență înfricoșătoare. Mai ales dacă nu o faci des sau te simți nesigur când vorbești engleza corporate în fața altora. Cursurile noastre îi pot ajuta atât pe profesioniști cât și pe începători să se pregătească pentru prezentări de afaceri. În plus, ai aici câteva șabloane de prezentare pentru o abordare eficientă, care pot fi folosite dacă nu ai un trainer care să te ghideze.

Pasul 1: stabilește elementele prezentării business – scop, public, experiență

Acest prim pas este esențial pentru o prezentare de afaceri de succes, deoarece pune bazele pentru restul pregătirii tale. Pornește stabilind ce anume vrei să obții prin această prezentare. Cu alte cuvinte, care este scopul său ? Ce vrei să comunici și cum vrei ca publicul să reacționeze sau să ia atitudine?

În plus, stabilește date referitor la publicul pe care îl vei avea. Câte persoane vor fi în audiență? La ce se vor aștepta acestea?  Din ce motive vor asculta prezentarea afacerii?

Cunoști publicul personal sau îți este necunoscut? Există diferențe culturale de care trebuie să fii conștient?

La final, dacă ai mai susținut prezentări de afaceri în limba engleză, amintește-ți de aceste experiențe. Care au fost principalele tale provocări și cum le vei face față de data aceasta? Ce îmbunătățiri trebuie să faci?

Poate ți-e teamă că vei fi oprit în timpul prezentării pentru a ți se pune întrebări. Ești îngrijorat că nu vei înțelege corect întrebările sau că nu vei capabil să dai un răspuns bun sub presiune? Pentru aceasta, gândește-te din timp la toate întrebările posibile care ți-ar putea fi adresate și repetă răspunsurile.

Pasul 2: Pregătește imaginile cu text minim

Una dintre cele mai mari greșeli făcute de cei care pregătesc o prezentare business este să pregătească imagini care includ prea mult text. Sau, și mai rău, textul scris pe imagini este exact cel din discursul care le însoțește. 

Dacă există prea mult text, se pot întâmpla trei situații dăunătoare. În primul rând, prezentatorul petrece mai mult timp citind textul imaginilor și nu se uită suficient la public. Acest lucru face dificilă stabilirea unei conexiuni cu audiența. În al doilea rând, un bun contact vizual comunică încredere și autoritate, ajutând publicul să fie de acord cu mesajul tău și să-l creadă. Prin urmare, dacă petreci prea mult timp privind imaginile, aceasta poate afecta încrederea și autoritatea pe care le arăți, și, în consecință, va slăbi mesajul. În al treilea rând, va deruta publicul, care nu va ști dacă trebuie să citească textele din imagine sau să te asculte. Ambele, nu se pot face! 

Așadar, când îți pregătești imaginile pentru prezentare, pune-ți întrebarea: este prea mult text? Ar putea fi acesta mai bine rezumat? Aș putea adăuga mai multe imagini?

Pasul 3: Înregistrează prezentarea 

Înainte de a-ți finaliza discursul sau de a face orice repetiție, înregistrează-te (audio sau video) făcând prezentarea afacerii de la început până la sfârșit. Chiar dacă nu este forma finală, aceasta îți va oferi informații imediate și utile despre modul în care faci prezentarea și ce trebuie să îmbunătățești.

Când vezi înregistrarea, încearcă să urmărești următoarele:

• părțile prezentării pe care le explici mai greu,
• dacă ești suficient de obiectiv sau îți ia prea mult timp pentru a explica ceva
• cât de des îți dregi vocea sau mormăi cuvinte de completare, cum ar fi „hhm”,
• dacă utilizezi o varietate de expresii de legătură între părți,
• dacă faci greșeli gramaticale.

Aceste informații te vor ajuta atunci când vei finaliza discursul, etapă care constituie următorul pas. În plus, poți compara această înregistrare inițială cu înregistrările viitoare. Acest lucru te va ajuta să vă percepi progresul și îți va da încredere.

Pasul 4: Introducerea

În continuare, te vei concentra pe părțile separate ale prezentării afacerii, începând cu introducerea. Aceasta include în mod normal câteva propoziții pentru a întâmpina publicul, vorbești apoi puțin despre cine ești, comunici obiectivul prezentării business și apoi oferi o schiță a părților principale ale prezentării.

Îți recomandăm să scrii scenariul și să memorezi introducerea cuvânt cu cuvânt, deoarece vor fi doar câteva propoziții. Îl poți scrie în secțiunea „note” din partea de jos a slide-urilor PowerPoint. Memorarea introducerii va întări transmiterea acesteia. O introducere puternică îți va calma nervii și va oferi, de asemenea, audienței o primă impresie grozavă despre tine, care va ajuta la construirea încrederii. Exersează cu voce tare de câteva ori.

Pasul 5: Mijlocul

La fel ca și introducerea, scrie scenariul pentru partea din mijloc. Motivul pentru care concepi șablonul prezentării este pentru a face discursul mai obiectiv și mai direct, mai degrabă decât să îl memorezi cuvânt cu cuvânt.

Sugerăm să lucrezi la prezentarea afacerii parte cu parte. Scrie scenariul pentru o anumită secțiune, exersează rostind cu voce tare de câteva ori, apoi treci la următoarea parte.

Foarte important pentru secțiunea din mijloc este modul în care legi împreună părțile diferite și imaginile. Asigură-te că utilizezi o varietate de expresii de legătură pentru a uni totul și pentru a maximiza fluxul de prezentare. Iată un exemplu de expresie de legătură: „OK, am explicat cum funcționează ABC. Acum aș vrea să schimb direcția și să vorbesc despre XYZ”. Legarea frazelor te ajută să treci fără probleme prin prezentarea afacerii, iar publicul o va putea urmări mai ușor.

Odată ce ai finalizat discursul, un exercițiu util este să parcurgi prezentarea rostind doar frazele de legătură. Aceasta te va ajuta să identifici dacă utilizezi suficientă varietate și îți va „cimenta” structura prezentării în memorie.

Pasul 6: Finalul prezentării business

Pentru final, utilizează aceeași metodă ca la introducere și secțiunea din mijloc – scrie discursul și apoi exersează-l oral. La fel ca și introducerea, finalul este în mod normal destul de scurt și constă într-un rezumat sau concluzie, urmate de întrebări, apoi mulțumiri publicului.

Pasul 7: Exersează și repetă 

Practica și repetiția sunt cele mai importante aspecte al pregătirii pentru o prezentare de afaceri. Până acum, ți-ai editat imaginile și slide-urile, ți-ai scris discursul și ai exersat fiecare secțiune individual de câteva ori. De asemenea, ai ales o varietate de expresii de legătură pentru a îmbunătăți fluxul prezentării.

În acest moment, trebuie să exersezi prezentarea cu voce tare de câte ori poți, de la început până la sfârșit. Sugerăm să te înregistrezi din când în când, să asculți redarea și să notezi unde crezi că poți îmbunătăți. Revino la prima înregistrare și compară: progresul tău va fi vizibil și asta îți va spori încrederea. Pe măsură ce continui să exersezi, vei descoperi că nivelul de fluență se va îmbunătăți.

Dacă este posibil, exersează în fața colegilor de muncă și cere-le să îți ofere feedback. Acest lucru îți va oferi experiență de prezentare în fața oamenilor. Plus că întotdeauna există ceva care ne lipsește, iar cineva din afară poate observa ce lipsește. 

Pasul 8: Anticipează întrebările publicului

Când te simți confortabil să faci prezentarea, următorul pas este să anticipezi întrebările pe care publicul tău le-ar putea pune. Scrie cum ai dori să răspunzi la aceste întrebări și exersează cu voce tare. 

Pregătește-te pentru două alternative: vei invita publicul să pună întrebări după ce ai terminat prezentarea business sau, în unele cazuri, publicul te va întrerupe în timpul prezentării. Această variantă este mai dificilă, deoarece întrerupe fluxul discursului. O modalitate eficientă de a te pregăti pentru acest lucru este să convingi pe cineva să-ți pună întrebări anticipate în timp ce exersezi prezentarea. Aceasta te va ajuta să te obișnuiești să fii întrerupt, să răspunzi la întrebare, apoi să reiei din nou prezentarea.

Urmând această abordare în 8 pași, vei descoperi că încrederea și fluența ta se vor îmbunătăți semnificativ în prezentarea afacerii. Nu uita că practica este esențială și că niciodată nu poți exersa prea mult. Fii suficient de disciplinat pentru a defini o rutină de antrenament și pentru a o continua. Chiar și când te vei simți confortabil, mai exersează încă de câteva ori. Vei vedea că merită efortul, după ce vei primi laude pentru realizarea unei prezentări de afaceri de succes!