Particularitati scrisoare formala in engleza. Cum trebuie scrisa corect?

O scrisoare formala reprezinta un mesaj scris intr-un limbaj ceremonios, care trebuie sa respecte anumite reguli specifice de formulare mai stricte ca in cazul comunicarii neoficiale, intre prieteni. Fie ca vorbim despre o scrisoare formala in engleza, fie in romana, aceasta trebuie sa contina anumite elemente specifice, stabilite de comun acord, astfel incat sa se incadreze in normele oficiale.

O astfel de scrisoare poate fi adresata autoritatilor, diverselor tipuri de organizatii sau companii, partenerilor de afaceri sau posibililor parteneri, colegilor de breasla, angajatorului, unui reprezentant al unei institutii de invatamant etc.

O scrisoare formala in engleza implica un anumit tip de asezare in pagina si formule predefinite, pe care trebuie sa le contina. De asemenea, daca vrei sa impresionezi cu modul de compunere al scrisorii, citeste AICI ce cuvinte de legatura in engleza trebuie sa stii ca sa te poti face inteles cu usurinta.

Particularitati scrisoare formala in engleza:

Numele expeditorului: Costache Adrian

Adresa: 52 Foisorului Street

Orasul / Localitatea si codul postal: Bucuresti 031298

Data: 22.12.2021

Numele destinatarului: Dr. Samson Paul

Adresa institutiei: 43 Unirii Street

Orasul / Localitatea si codul postal: Bucuresti 031298

Formula de salut

Orice tip de scrisoare, fie ea formala, fie informala, trebuie inceputa cu un salut. Formularea mesajului de salut trebuie sa fie una business, iar acest lucru, in engleza, depinde daca iti cunosti sau nu interlocutorul. Astfel:

• In cazul in care nu cunosti nici numele, nici pozitia / departamentul, poti utiliza adresarea: ”To whom it may concern”;

• In cazul in care cunosti numele, poti incepe scrisoarea formala in engleza cu expresia: Dear Sir / Dear Madam (in functie de genul destinatarului);

• In cazul in care stii numele celui caruia i te adresezi, atunci poti include numele acestuia in prezentare: Dear Mr. Jones / Dear Ms. Jones.

Introducerea

In cazul acestui tip de scrisoare in limba engleza, exista doua modalitati in care poti face introducerea:

1. faci referire la o discutie / intalnire / schimb de mail-uri anterioare:

• I am writing regarding our conversation;

• Thank you for your message etc;

2. iti exprimi in mod clar intentia:

• I am writing to enquire about…;

• I am writing to inform you about…;

• I am writing to complain about…

Cuprins

Cuprinsul unei astfel de scrisori este format din introducerea cererii sau sugestiei si raspunsul la solicitarile exprimate de destinatar in cadrul unei scrisori trecute.

O scrisoare formala in engleza are, de cele mai multe ori, ca scop dorinta ca celalalt sa raspunda unei solicitari facute, precum: sa iti furnizeze un anumit tip de informatii, produse, sa dea explicatii referitoare la anumite actiuni. In acest caz, poti folosi expresii ca:

• I / we would appreciate it if you would…;

• I would be grateful if you could…;

• Could you please send me…;

• Could you possibly tell me / us…;

• It would be helpful if you could send us…

In cazul in care trebuie sa scrii o scrisoare formala in engleza ca raspuns la solicitarile celuilalt, poti raspunde folosind expresii de tipul:

• We are pleased to announce that…;

• I am delighted to inform you that…;

• We regret to inform you that…;

• I’m afraid it would not be possible to…;

• Unfortunately we are unable to…

Formula de incheiere

Formula de incheiere a unei scrisori formale in engleza trebui sa contina un mesaj in care te arati disponibil pentru a furniza explicatii suplimentare, ulterior, daca este cazul, indiferent daca tu esti cel care solicita ceva sau cel care solutioneaza. Astfel, poti folosi expresii precum:

• If you require more information, please let us know…;

• If there is any other detail that I can help you with…;

• That you would like to know, you can contact me…;

• Please do not hesitate to contact us / me if you need any further assistance;

Dupa formularea frazei ce anunta incheierea, poti face referire la un viitor contact:

• I am looking forward to hearing from you soon;

• We are looking forward to meeting you on Thursday, as planned;

• We would appreciate your reply.

Pentru a finaliza scrisoarea, trebuie sa inchei cu introducerea formulei de salut de final:

• Your sincerely,

• Sincerely yours,

• Respectfully, – este acceptabila in cazul in care ai inceput scrisoarea cu formulele To whom it may concern / Dear Sir/Madam, Dear Mr/Ms Jones.

Semnatura expeditorului: Costache Adrian